As fases de um Projeto de acordo com cada empresa!

As empresas se organizam internamente para executar os Projetos. Esta organização proporciona uma condição interna ou um ambiente de trabalho, que não está sob o controle da equipe do Projeto, e é denominada Fator Ambiental que delimita o espaço de atuação do Projeto.

Além disso, as empresas possuem processos, procedimentos e políticas, que são utilizados pela área de gerenciamento de Projetos, os quais chamamos de Ativos de Processos.

Portanto, cada organização apresenta um habitat customizado e exclusivo onde os Projetos são sujeitos e objetos, isto é, são influenciadores desse habitat com inovações e são influenciados por este com restrições e oportunidades na forma de ambiente interno de valores e procedimentos.

Por isso, quando falamos em padronização dos projetos nas organizações precisamos pensar de maneira genérica e simultaneamente propor uma adaptação exclusivamente para cada empresa (um arcabouço de soluções customizadas da disciplina de GP).

Um exemplo dessa adequação refere-se a criação de Fases para o Projeto.

Mas o que é uma fase de projeto mesmo?

"É um conjunto de atividades de projeto relacionadas da maneira lógica que culmina na conclusão de uma ou mais entregas." (PMBOK)

Portanto, dividimos o Projeto em fase para torná-lo mais lógico através da separação em subconjuntos (fases) que facilita o gerenciamento, planejamento e controle.

Exemplificando, determinada organização pode aprovar os Projetos mediante a avaliação de um business case que poderá ser tratado internamente como:

• Um processo rotineiro;

• Um projeto exclusivo e independente ou;

• Uma fase que antecede o próprio Projeto.

Além disso, o número de fases, a necessidade de criar as fases e até mesmo o nome das fases dependem da complexidade do Projeto e da necessidade de controle da empresa.

Podemos destacar, que uma fase pode realizar alguns processos, mas é provável que a maioria ou todos os processos sejam executados de alguma forma em cada fase (iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento).

Portanto, a gestão do projeto será influenciada com a divisão do número de fases e orientado por cada um dos processos que aumentará o grau de controle e principalmente definirá os limites da fase (início e fim).

Para cada término de fase teremos uma entrega parcial para a fase seguinte. Neste caso numa relação de interdependência entre fases (mas a relação entre as fases pode ser de sobreposição, isto é, sem necessidade de entrega da fase anterior para iniciar a próxima mas mantendo a sequencia lógica sistêmica.

Consequentemente, conclui-se que cada fase é distinta uma outra da outra demandando objetivo, tempo e/ou esforço diferente. O gerente de projeto precisar estar atento para oferecer soluções e tempo de acordo com o momento do Projeto.

Mas, além dos pontos apresentados, por quê é tão interessante cadenciar o Projeto em fases?

A resposta é direta e simples, mas impregnada de tensão.

Porque no final de cada fase teremos um ponto natural de reavalização das atividades em andamento e para facilitar, ainda mais, poderemos denominar que cada final de fase é um marco do Projeto.

Já imaginou uma reunião de avaliação de fase? A simplicidade dos marcos sendo projetada na tela, para o sponsor e cliente, e pontuando as entregas versus a complexidade do Projeto, numa reunião de status report.

É o momento da verdade do Projeto de realizar uma entrega parcial e tomar a decisão de stop or go . Cada empresa tem a sua forma de pensar e avaliar as fases!