Controlar o escopo...e o apetite das Partes Interessadas

Escopo é uma dessas áreas de conhecimento de gerenciamento de projeto mais suscetíveis a mudanças.

No inicio de todo Projeto, os objetivos são definidos e o escopo do Projeto e do Projeto são descritos em alto nível, isto é, precisa ser mais e melhor detalhado na etapa de Planejamento.

No entanto, ao longo do caminho das atividades as principais partes interessadas começam a compreender o Projeto e o respectivo produto, serviço ou resultado que este irá entregar.

Em função da natureza de elaboração progressiva do Projeto aumenta a compreensão e domínio do produto.... Se o Projeto nunca foi feito antes aceita-se que parte do seu conteúdo seja compreendido com o passar do tempo... o apetite das partes interessadas aumenta a partir da visualização das primeiras entregas.

São variações de requisitos, são novas expectativas ou até mesmo são vaidades trazidas à tona e/ou complemento corretivo do escopo inicial....

A linha de base do escopo ora aprovada (referência à execução do Projeto) começa a ser questionada.

A situação fica delicada e a comunicação se intensifica para administrar eficazmente as expectativas... Mas nada é mais poderoso, neste caso, que atuar proativamente no controle do escopo.

Faz-se necessário desenvolver um sistema de gestão dessas solicitações para analisar, filtrar, aprovar ou não as mudanças, em outras palavras trata-se de uma rede de proteção para manter o escopo dentro do planejamento inicial (pensada desde o início do Projeto).

Este controle de mudanças irá receber e registrar formalmente toda solicitação de mudança para que todas as perguntas recebam respostas...Para que as mudanças relevantes sejam ouvidas de fato. Aliás, habilidade no relacionamento interpessoal é um dos destaques dessa etapa de controle d0 escopo.

Pois estas solicitações podem ampliar, alterar ou diminuir o escopo de tal forma que inviabilize o próprio projeto. Não é exagero. Qualquer alteração no escopo, EAP e/ou dicionário da EAP gera um efeito dominó no sequenciamento das atividades que resultará em alteração simultânea no tempo, no custo, na qualidade, nos recursos humanos e assim por diante.

Não há como desviar, toda mudança tem impacto. É comumente aceito pelo cliente conforme seu interesse que o projeto terá mudança em algum momento na linha de base de medição (escopo, tempo e custo).

Portanto, o controle do escopo é um processo de administrar e transformar àquelas solicitações pertinentes e relevantes (estruturais) em alterações autorizadas pelo comité de controle de mudanças.

Ao invés da mudança circunstancial baseada na subjetividade profissional capaz de desviar o Projeto do resultado certo!

Consequentemente, controlar o escopo de um projeto compreende equilibrar os interesses que podem ocorrer entre o cliente e o gerente do projeto, pois a ausência do mesmo é o pontapé inicial para problemas difíceis de resolver.